Le T.M.S. a d’abord permis de suivre l’exploitation

Données de base

identité et coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, composition de l’opération de transport (poids, quantité, volume, date et contre remboursement éventuel. Edition des billets commerciaux ou scolaires et des récépissés de livraison Selon qu’il s’agit de gestion de lot, de demi-lot, de groupage, de messagerie, de vrac les méthodes s’adaptent et gèrent notamment les emballages, contenants et palettes : il y a en fait de très nombreux types de transport et autant de règles à suivre de de contraintes à maîtriser.

 

Interfaçage de système informatique

 L’interfaçage de système informatique avec ceux du chargeur, du sous-traitant ou même du destinataire devient la norme et permet des «retours d’information» en temps réel ou en différé ultra-court. La gestion des stocks dédiés s’en trouve d’autant facilitée. Les messages de communication INOVERT (International Overland Transport) ont permis depuis plus de 30 ans, de normaliser les échanges entre les transporteurs et leurs clients chargeurs en fonctionnant par E.D.I. (échange de données informatiques). Avec la version 4.0 le processus de livraisons aux particuliers est intégré et tout est en place pour optimiser et retracer la qualité du service rendu.

Facturation

La facturation intègre ces spécificités et elle fait souvent partie des logiciels d’exploitation, apportant des automatismes de tarification ou du sur-mesure. C’est la RIGUEUR qui caractérise toutes les opérations de logistique et les progiciels ont permis de ne rien laisser au hasard pour évoluer vers un professionnalisme très « pointu » capable de réaliser des opérations de la plus grande fiabilité visant au taux d’erreur zéro (ni retard, ni litige, ni manquant). La facturation a largement commencé à évoluer vers la dématérialisation des factures papier, qui facilite les règlements, en particulier dans les entreprises multinationales.

Dématérialisation

La gestion des documents de transport et les preuves de (bonne) livraison ont imposé la mise en place d’un suivi documentaire lourd et fastidieux que les code-barres et scanners ont permis d’améliorer mais on est encore très loin du zéro papier, même si les solutions proposées par la G.E.D. (gestion électronique des documents) font avancer ce sujet. La facturation a largement commencé à évoluer vers la dématérialisation des factures papier, qui facilite les règlements, en particulier dans les entreprises multinationales.

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Optimisation

L’optimisation des tournées (circuits et km), la cartographie, la géolocalisation, la gestion automatisée des cartes conducteurs (chronotachygraphes électroniques), le suivi des consommations (carburant, pneus, CO2). Le calcul des marges peut donc maintenant être réalisé par tournée, avec la maîtrise des « retours à vide », par client, par activité afin de faire face à une concurrence exacerbée notamment du fait des accords de Schengen et des différentiels sociaux en Europe qui ont dévasté le « pavillon français ».

Gestion des palettes et emballages

Il y a des outils adaptés sur ce sujet complexe.

Les outils de gestion courante et d’aides à la décision

Comptabilité

Le transfert de la facturation à la comptabilité a conduit rapidement à l’intégration de cette fonction complémentaire incontournable, supprimant ainsi les interfaces dont la fiabilité n’était pas absolue. Le suivi des règlements clients s’en est trouvé amélioré et la trésorerie en a largement bénéficié.

Gestion commerciale

La gestion commerciale a largement été enrichie avec de nombreux outils de traçabilité, de prise de rendez-vous, d’alertes et de retours de règlements et d’informations en temps réel qui ont facilité la vie des chargeurs en leur permettant une maîtrise totale des circuits de distribution. (voir paragraphe suivant).

Gestion du parc

La gestion du parc n’a pas été oubliée et de nombreuses fonctionnalités ont pu être intégrées comme cela est détaillé dans le paragraphe 4.

Préparation de la paie

Sujet complexe dans ce métier en raison de la gestion des heures supplémentaires et des frais de déplacement, le système peut être couplé à la géolocalisation

Gestion de la sous-traitance

interfaçage ou portail-web permettent aujourd’hui de faciliter les échanges, notamment par rapport à la problématique du dernier km et des accès aux ZFE.

Les outils commerciaux et l’arrivée du B2C

» La rigueur technique apportée aux opérations de gestion des stocks et des tournées a longtemps été difficile à démontrer mais aujourd’hui, les progiciels proposent de véritables tableaux de bord commerciaux qui peuvent être déclinés jusqu’au niveau de chaque client (CRM). On peut réaliser un diagnostic des besoins de chaque client et donc proposer et démontrer un véritable « sur-mesure » et pratiquer de vraies stratégies de différenciation (qualité, délais, prix, CO2 émis).

» De bout en bout des opérations, les interfaçages entre les outils sont désormais automatisés, permettant d’intégrer de l’informatique embarquée à bord des véhicules ou le relai avec des applications mobiles sur les smartphones des conducteurs. C’est ainsi que pour le B2C, les rendez-vous sont confirmés la veille au destinataire, l’arrivée du chauffeur est annoncée 15 minutes avant, par SMS, la bonne livraison confirmée dans les 15 minutes suivant chaque opération par EDI, au donneur d’ordre.

» Entre professionnels, l’heure est à la « e-CMR » qui permet la dématérialisation totale de le « lettre de voiture » qui retrace la mission confiée au transporteur : heure et lieu de départ, contenu et caractéristique du chargement, lieu de livraison et ses données annexes (téléphone, interlocuteur etc…). A chaque étape du circuit, elle est complétée de façon lisible, compréhensible et traçable permettant à chaque partie de suivre l’opération heure par heure.

» Le TMS est devenu une véritable aide à la vente pour les entreprises de transport.

Les outils professionnels du conducteur

» Dès la mise en place de la géolocalisation des véhicules de livraison (qui est le progiciel le plus diffusé dans le métier), les conducteurs professionnels ont pu bénéficier d’un GPS professionnel permettant de programmer des routes adaptées aux véhicules de transport et de les ajuster pour anticiper les bouchons ou blocages sauf cas de force majeure. Ces matériels peuvent aujourd’hui s’interfacer avec les TMS pour recevoir des messages (enlèvements à réaliser, ajustement de rendez-vous ou de circuit).

» La confirmation automatique de « bonne livraison » devient une fonction du smartphone du conducteur et il a la possibilité d’intégrer dans la remontée d’information vers le TMS, une photo, si nécessaire en cas de litige, accident ou sinistre.

» Grâce son smartphone, il peut être tenu informé en temps réel des échanges entre sa société et un client pour garantir la totale convergence du dialogue commercial et il peut également embarquer un terminal de paiement, pour récupérer les règlements des destinataires en contre-remboursement par cartes de crédit

» Les véhicules disposent également d’un tableau de bord électronique intégré moderne pour informer en temps réel le chauffeur de ses temps de conduite, obligations de coupures et de pauses, de son autonomie en carburant, comme de sa consommation, de l’usure et de la pression de ses pneumatiques, des échéances techniques révision, vidanges et contrôles obligatoires…

Le conducteur d’un véhicule de transport routier est donc devenu un véritable professionnel de la route, disposant de tous les paramètres nécessaires à ma maîtrise de ce métier qui continue à « monter en compétence » et où l’homme fait toute la différence, même si et quand le véhicule devient partiellement ou totalement autonome.

La gestion du parc

Les investissements sont lourds dans le transport routier et il est indispensable d’en maîtriser la rentabilité à chaque étape de la tournée journalière au retour sur investissement annuel.

Tous les paramètres sont mesurés et peuvent être suivis par le TMS :

» La consommation du véhicule (éventuellement par chauffeur) pour le carburant, l’usure des pneus et plaquettes, son entretien, ses temps d’immobilisation (volontaires ou subis). L’interfaçage avec les équipements du constructeur n’est pas toujours réalisable mais cette évolution est inéluctable.

» La rentabilité des entreprises de transport reste faible, en comparaison de la complexité du métier et d’autres activité : prix de revient par tournée, par client, par type de trafic deviennent accessibles facilement et en temps réel

» L’augmentation des coûts des véhicules impose un contrôle de gestion toujours plus strict des équipements (R.O.I.) : la marge de progrès reste ici significative et doit aller vers une plus grande simplification et automatisation. Cela implique tant les Transporteurs que les SSII que les constructeurs !

» Le suivi thermique des températures de remorques est devenu un impératif de qualité pour éviter les ruptures de chaîne du froid et s’appuie sur la technique de l’IoT (internet des objets).

Le choix d’un TMS constitue donc une décision stratégique pour le Transporteur qui ne maîtrise pas toujours l’évolution de ses trafics. Ce choix s’accompagne également de la mise en place de compétences nouvelles dans l’entreprise et la mutation informatique est souvent un levier pour la montée en compétences et en expertise : il faut disposer des hommes capables d’utiliser les potentiels.

La sécurité des systèmes d’information est également devenue une préoccupation cruciale et beaucoup d’entreprises ont maintenant recours à des solutions d’hébergement externe pour sécuriser leurs données et effectuer leur G.E.D (gestion électronique des documents dont les récépissés émargés qui constituent une tâche lourde mais incontournable)

Un diagnostic préalable doit donc être réalisé dans l’entreprise pour savoir où elle en est et comment elle peut évoluer. Les critères de choix peuvent s’analyser autour de 5 clés :

  • Niveau de segmentation des opérations (du lot complet au groupage multi-clients)
  • Besoin en communication (EDI, Interfaces, API)
  • Multiplicité et complexité des tarifs à gérer (unités d’œuvre multiples, regroupement)
  • Gestion de la marchandise (normes et traçabilité des produits transportés)
  • Aspects techniques et bases de données (interfaçages nécessaires)

 

graphique TMS, Transport Management System

L’enquête réalisée en 2018 par le C.N.R. (Comité National Routier) auprès d’un panel représentatif de transporteurs exploitant des ensembles articulés de 44 tonnes, a fourni quelques chiffres intéressants. Dans 83% des entreprises il y a un équipement de géolocalisation des véhicules et c’est l’outil le plus diffusé avec le système de gestion des temps de service des conducteurs qui constitue une obligation légale.93% des transporteurs ont recours aux bourses de fret, pour trouver des lots.

41% des entreprises de moins de 50 salariés sont équipées de solutions informatiques intégrées, ce qui laisse une belle marge de progression et les mieux équipées sont les entreprises de plus de 100 salariés.

L’EDI est pratiqué par 33% des transporteurs (mais 61% des entreprises de plus de 100 salariés).